专注高效获取知识

管理时间,不如管理自己

2019-05-16 12:09

近工作特别忙,生活也不规律,再加上家里两个孩子也需要照顾,所以尤其需要高效率的时间管理模式。最近我在时间管理这件事上特别有心得,所以打算专门写篇文章跟大家聊聊这个问题。

那天在网上读了一篇英文的文章,觉得很有收获。里面说到,其实“时间管理”(time management)是个伪概念。因为时间是恒定的,不为人的意志所改变的。说来也对,一天只有二十四小时,一小时只有60分钟,而人的一生就只拥有那么多时间,无论我们怎么管理,都不会凭空多出来时间。实际上,管理时间更多的是管理自己

人要管理好自己、对抗人性中天然的懒散和惰性是极为不易的,但一旦走上了正确的道路,你会发现事半功倍,能做到很多以前觉得自己不可能完成的事情,这也是我在实践中慢慢悟出来的真理。


1:尝试早起

英语里有个讲法叫“morning person/night person”(喜欢早起的人/喜欢晚睡的人)我就是那个标标准准的night person。大概从大学时代起我就很少早起(因为都会刻意选晚一点的课),后来做编辑不用坐班,整个时尚杂志生态圈所有人类的生物钟基本都是从中午才开始工作,一直持续到午夜。熬夜的习惯大概就是从那个时候开始的。后来有了孩子,晚上孩子睡了以后就很舍不得一天中唯一的休闲时光,总是舍不得睡熬到夜里两三点。晚上整个人感觉很慵懒,干扰又多,其实工作效率很差。早上起来又困得要死,一整个白天都昏昏沉沉,感觉直到半下午才能彻底醒来,简直就是恶性循环。

最近一次尝试早起是因为一个月前和康去加拿大,因为怕国内有工作上的事情没法及时处理,我们时差倒得乱七八糟,每天加拿大时间早上五六点就起来工作。后来回了国时差的影响下连续好几天都是给Luna洗完澡以后就体力不支和她一起睡着了,没有完成的工作早上五六点起来继续干。我一下发现早上工作真的好好啊!没有家中琐事的干扰,没有人给我发微信,社交网络上也没有什么内容可刷。而且只要睡饱了,早上人完全清醒以后觉得醒得特别透,大脑运转速度很高,无论写什么效率都很高。

▲早起的早晨才能有心情和时间吃个丰盛的早餐

其实早起早睡对工作效率的提高我是早有体会,也断断续续尝试过,为此还特地把公众号的推文时间从晚上改到了早上,但是总是因为各种各样的原因坚持不下来。这次已经坚持了快一个月了,就算是在出差中也是很早起床处理工作,觉得一天变得很长,好像每天的“容量”都变大了。推荐大家也试一试调整一下生物钟,晚上早点睡,早上比你需要起床的时间早一些起床,也许你会和我一样爱上早起也说不定呢。


2:提前做好计划

最近我在新西兰出差,一行人住在南岛上的一个民宿里。有一天忙到很晚,我提出要去买菜做饭给大家吃。民宿里的佐料只有油、盐、糖和黑胡椒,冰箱里有之前买来的一点火腿和鸡蛋,在不要浪费食材和调料(因为只吃一天)的前提下,我花十分钟列了个清单,用最少的原料和荤素主食搭配的原则计划了要买什么。迅速去超市买完食材回来就开始着手准备晚餐——先煮需要比较多时间的意面肉酱,最后做不怎么花时间但需要热着上桌的鸡肉串和牛排,中间的时间用剩下的边角料做了个丸子蔬菜汤,顺便还偷空洗菜切水果做了个沙拉。如果不是提前计划好一切,我是不可能在一个半小时之内做好以上这所有的事情的。

▲提前计划好的快手晚餐喂饱了五个人

对于一顿饭的时间安排是这样,其他事情也是这样。提前做好计划,是几乎在每种类型的工作中以及生活中都适用的提高效率的好方法。我日常工作基本上是日程本不离手,所有事情都会提前计划,有了计划,并按照计划行事,在整个过程中就会省掉大块考虑和纠结的时间,也很少会有措手不及和慌张的感觉,以此实现最大化的效率。


3:多线程工作的迷思

我是一个很会multitasking(多线程工作)的人,这点在做饭这件事上体现得很明显,必要的时候我可以在灶上的四个火头做不同的东西也绝不会糊锅。工作学习上也是这样,我可以同时处理好几件事情,曾经这种多线程的工作方式我还蛮引以为傲的,不过后来才发现好像也并不是这么一回事。
准确地说,后来我发现多线程工作有诸多弊端,最显著的就是效率低下。我测算过,多线程工作的时候同时进行的好几件事情其实都比一心一意做这件事情的时候要慢,可能是因为在切换“频道”的时候还是要花一些时间来加速和减速以适应“赛道”,而且有时候还会大脑突然短路忘这忘那,总体而言效率不一定是高的。所以现在我更倾向于在一个小的时间范围内,高度集中注意力做一件事情。这时候如果有另外一件事情进来了,先暂时搁在一边稍后再做处理。一件事情搞完了再开始另外一件,做一件是一件,这样反而效率更高,完成的质量也更好。
还有,我们可以给同时摆到我们面前的事情贴上标签。美国前总统德怀特·艾森豪威尔有个著名的区分待办事项的具体方法,根据这个方法,我们所有的待办事项都可以分为四类:紧急且重要、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要又不紧急,然后根据紧迫程度一一完成就好了。对于那些不紧急又不重要的事情可以交由别人去做(乙方、副手、助理、同事),并且学会拒绝某些没有意义的工作或邀约。


4:屏蔽干扰

很多人都问我,每天写写写产出这么多内容,你一定是个写东西很快的人吧。正好相反,我是个写东西奇慢无比的人。而这种慢,大部分时间都源于外部信息给予的干扰。有时候写着写着文章需要查资料,翻网页,翻着翻着浏览器打开了无数个页面,人的注意力全部都散掉了。有时候写着写着进来个电话,写着写着又要忙着回微信,一件事情又牵出另外一件事情。还有更差的状况就是没灵感写不出来,顺手抄起手机刷微博刷朋友圈,点个视频看看,再点个赞回个评论,时间刷刷刷地过去,经常半天下来发现自己什么都没干成。
现在我学会了在开始重要工作之前屏蔽所有干扰。重中之重就是把手机改成飞行模式,这点实现起来对我而言没那么难。实践证明其实我并没有那么重要,我本来就很少和客户直接打交道,除了幼儿园的电话之外并没有什么事情是必须现在立刻马上联系到我的。去年过生日瓦力送了我一个Bose的降噪耳机,戴上之后就算办公室在开派对我也听不到。我通常会放一个没有歌词的音乐,有的时候还会把电脑的wifi也断掉,然后聚精会神开始写东西。每过一个小时左右我会给自己一点点时间休息,打开手机回复信息、刷刷微博放放空,或者起来做个咖啡倒个水,然后再全身心投入进去。
屏蔽干扰听上去有点困难,但一旦实施起来就会发现其实没那么难以执行,建议大家都可以试一试,不过这一点对于以沟通为主要工作的工种来说就不适用啦。


5:利用碎片化时间

人的一天只有24小时,你有算过大概有多少小时被浪费在“等待”上吗?这里的等待是泛指的,比如等飞机、等火车、等人,比如在餐厅等饭好或者在银行等着被叫号,还比如坐在地铁或者公交车上等车到站……这些时间通常不是完整的特地被划出来用来干嘛的时间,但累积起来的量还是很可观的。如果把这些碎片化的时间收集起来,能完成的工作量也是人无法想象的。
这点也是我最近在频繁的出差途中领悟到的。人总是在路上,没有大块大块的时间坐下来办公,我就总是在休息室、飞机上、路边咖啡店……随时随地拿出电脑办公。比如今天我退房以后在酒店大堂等机场巴士,算了一下还有25分钟,如果是以前,这么短的时间我可能就不会把电脑拿出来了,但最近我很习惯这样利用碎片化时间办公,就打开电脑开始改一篇稿子。到了机场还没有开始check-in,我找了个咖啡店坐了一个小时,边喝咖啡边工作。之后去check-in和安检,然后坐进休息室边喝了点酒吃了点东西,边工作了一个半小时。之后收拾东西去登机,飞机上又花了四个小时处理工作。算下来利用零零碎碎的时间我也完成了接近8小时的工作量,处理了很多事情,基本效率跟在工作室差不多了。接下来还能在飞机上不慌不忙看个电影睡一觉,这就是碎片化时间的能量。

▲在机场工作是常态