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一个人开始值钱的最大标志,是他能让自己准时下班

2019-05-28 10:14

无论996还是007,最重要的还是提升效率,强调产出。本文所讲,正是有关如何提升每日效率的策略。

  01  所谓的「工作效率高」,到底是啥意思?

前阵子关于「996」的讨论中,有一个词出现的频率特别高,那就是「工作效率」

很多老板会说,员工加班是因为工作效率不高;而员工则往往心里会想,我的效率挺高了,加班都怪老板指派的工作太多。

可见「效率」真是个好东西,大家都指望靠它让自己早下班。

很多讲提高工作效率的文章,往往会引用巴菲特的一句话:「在我看来,能做好事情的人,并不是‘马力最大’的,而是‘效率最高’的。」

乍一看特别正确,可仔细一想就能发现有点不对劲:「马力大」意味着能力强,能力强的人怎么会效率不高呢?

其实,在「能做好事情的人,并不是‘马力最大’的,而是‘效率最高’的」前边,巴菲特还有一句话,却被引用者有意无意地删去了——

「一台标着300马力的发动机,实际输出的功率可能远远小于300马力。」

因为发动机标称的是理论功率,实际上,受机械本身的损耗以及工作环境的影响,它实际上无法按理论功率来输出。

两句话连起来看,才能领会巴菲特比喻的妙处:机器尚且无法按理论效率稳定输出,何况人呢?

因此,所谓「某某工作效率高,某某某效率太低」之类的说法,其实是错的。即便是那个被认为「工作效率高」的人,在生病、饥饿、过长加班、缺乏睡眠之类的情况下,也不可能高效如一。

那么,如何拥有高效状态,难道成了不可捉摸的玄学?

并非如此。

今天和大家分享的这本书,就帮我们揭示了高效工作的秘密:《每天最重要的2小时》。

作者乔希·戴维斯是哥伦比亚大学的心理学博士,主要研究领域是神经科学。这本书与众不同之处在于,它侧重从人的生理和心理规律方面,给出了在工作日任意时段,实现大脑巅峰状态的策略。

其中有3个策略,我认为最重要,堪称「高效三叉戟」。如果掌握了它们,你或许会发现,完成能使一天显得卓有成效的工作,可能仅仅需要2个小时,准点下班也不再是奢求。

   02 不要让大脑进入「自动模式」

有个词叫「忘我」,常用来形容对工作的专注和投入。

进入忘我状态,听起来似乎不错。但实际上,它往往是「效率陷阱」。

书中有个例子:

阿道是一名金融分析师,他的职责之一是撰写分析报告。

这天早上,他状态不错,忘我地在电脑前敲了两个小时后,已经完成了报告的3/4,胜利在望。

阿道显然对自己的进度很满意,在座位上伸了个懒腰,突然,他想到有一封关于部门预算的邮件已经好几天没回复了,便打开了邮箱。

这一下,有十几封新邮件涌了进来。最先进入他眼帘的,是几封合作伙伴的拜访邀约,因为处理起来不难,他就顺手一一点开,回复了它们。

正在他准备要找到那封关于预算的邮件时,闹铃提醒他,15分钟后该去和CEO汇报工作了,这是他们昨天就约好的。

阿道犹豫了一下,决定还是把那封邮件找出来,以他之前的经验,回复它可能只需要七八分钟。

然而这次很不巧,有几个关键数据需要查找以前的文件,他花了10分钟才把它们找齐。

与CEO的汇报要开始了,而回复预算的邮件还没写完,阿道急得冒了一脑门子汗,匆忙赶去会议室。

结果,因为准备不充分,他的汇报磕磕绊绊,CEO有些恼火……

在阿道身上,你有没有看到一点自己的影子?

我们每天忙忙碌碌,随手抓住飘到眼前的任务,辗转于各个工作之间,往往在「意外」事件上花了远超预想的时间,到头来真正该干的事却没什么进展。

戴维斯说,问题出在我们的大脑,因为它很容易进入「自动模式」:一旦开始一项活动,我们的神经程序就会一直运行下去,直到任务完成,或被打断。

就像阿道,本来想着回复预算邮件,却被其他邮件吸引了注意,一封一封地回了下去,以致于连后边和CEO的汇报都受了影响。

对此,戴维斯提供了一个解决策略——在每天工作中的觉察点,思考下一步最好该去做什么。

所谓的觉察点,就是你完成一项任务后、开始另一项任务之前的这段间隙。

在这些时刻,你会让大脑从自动模式中跳出来,让你与眼下最受关注的事保持一定距离,有意识地思考接下来什么事情是最重要的,然后为它分配时间。

就拿阿道的这一上午来说,他在完成了报告的3/4时,松了一口气,这时他其实就处于觉察点。

如果他能意识到接下来最重要的工作,是20分钟后向CEO汇报,那么他就不会打开邮箱,而是快速敲下报告未完成部分的关键词,然后走到窗边,坐在沙发上闭目休息,并把一会要汇报的内容在脑子里过一遍。

这样一来,他的这个上午,至少可以保证完成一次成功的汇报,并顺着汇报前写下的关键词,把分析报告也完成。

至于预算邮件,可以在下一个觉察点考虑要不要回复。

利用觉察点,这听起来特别常识,然而真正有意识这样做的人却很少。

原因在于,当人们处于抽离于工作的觉察点时会意识到,时间在流逝,任务还很多,而自己却毫无进展。这让他们感觉很不舒服,于是匆忙跳过这些间隙,随手抓起一件事,埋头干了起来。

这正是我们给自己挖下的低效陷阱。

   03 善用你的「心理能量」

仅仅在觉察点时思考接下来最该做的工作,还不一定能让我们拥有一段高效时间。因为还有一个很重要的因素要考虑,那就是我们的心理能量

这一点,我有亲身体会。

某天晚上,我突然想到了一个很棒的选题,因为马上要到睡觉时间了,便想着第二天到公司后,花一个小时把大纲写下来。

次日上午,我刚到办公室坐定,就有两个出版社的朋友在微信上找我,交流他们最近的重点书目。我知道这不是今天最重要的事,本想应承几句就结束对话,但还是花了差不多20多分钟才处理完毕。

刚准备把思维调整到昨晚想的选题上,同事又发来了她的一篇初稿,让我给修改意见。我知道这事也耽误不得,因为没有修改意见她就没法往下改第二稿,所以我只好又拿出40分钟,读完稿子并写了一些修改建议。

这时候终于没人打扰了,可我却发现自己早已没有了昨晚想到选题时的兴奋,打开文档干巴巴地写个框架,就用去了一小时,但细节逻辑还有很多待推敲的地方。

没错,我是拥有了一个完整的一小时,并且专注在写大纲这件事上,可成果却不令人满意。

按戴维斯博士在《每天最重要的2小时》里的说法,问题就出在,我把大脑中被称为「执行功能」的能量消耗尽了。

「执行功能」指的是大脑拥有的各种控制功能,它帮我们做决定,做计划,进行自控。

然而,它的储备是有限的。

行为自控会消耗心理能量,比如人们容易在晚餐时暴饮暴食,就是因为心理能量在对午餐和下午茶等美食诱惑的抵制中,已经消耗得差不多了。

同样,做太多决定,哪怕只是穿什么衣服这样的日常小决定,也会导致心理疲惫。

我打算用一个小时写选题大纲,这个想法没错,但错在我没有意识到,一个小时与一个小时是不同的,精神饱满的一小时与心理疲惫的一小时,工作成效可能天差地别。

戴维斯博士建议,一天内最重要的事应该尽量放在早上完成,而不是让回邮件之类的几百个小决定先把大脑能量耗尽。

同时,如果第二天计划了重要活动(当众演讲、重大会面等),那么头天晚上就可以做一些决定,比如穿什么衣服,去哪里吃午饭,等等,而不是把它们留到第二天来消耗心理能量。

除了大脑的「执行」功能外,还有一种心理能量需要重视,那就是情绪

你也许有这样的体会:当心情放松愉悦,大脑思路会清晰连贯很多,不时会有创意想法产生。而当心情紧张或低落,智商情商都仿佛不在线。

所以,当你处在一个觉察点,也要注意自己此刻是否正处在积极情绪中,如果不是,可以通过聊天、听音乐、看有意思的书等,把情绪调节到较好的状态。

   04 调整你的专注预期

当我们在觉察点选择好接下来要做的工作,并且意识到情绪状态也对头的时候,剩下的事就是在这段时间里保持专注了。

不过,你预期的专注到底是什么样?心无旁骛,完全不分心吗?

戴维斯说,对不起,你很可能对专注有误解。

我们总以为注意力像聚光灯,它照到某个地方,不会散射不会挪动。

然而大脑实际上并不是如此工作的,它天生无法长时间专注。进化塑造出了大脑的生理特点,能在不同的注意点之间来回切换,以便及时观察到危险,否则,人类恐怕很难生存下来。

所以,我们对专注的预期应该做些调整。

不要强迫自己不去想某件事。否则你会发现,越是让自己不去想,它越会在脑子里挥之不去。

同时,当走神发生时,不要责备自己。

尤其在办公室里,桌面上的物件、走动的同事,这些分散你注意力的事情是一定会存在的。你唯一可以保持专注的方法,就是接受这些分心之事的存在,一旦觉察到自己思绪飘走了,不要自责,只需要再温和地把它带回到眼前工作中就行。

戴维斯说,当我们需要在一段较长的时间里保持注意力集中时,真正的秘密武器并不是纪律或意志,而是自我同情。

    

除了以上3个策略,戴维斯在《每天最重要的2小时》里,还为我们提供了其他建议。

比如,掌握一些饮食和运动的诀窍。

  • 在重要任务前后,适当的运动可以舒缓你的紧张情绪;

  • 经常喝水,能让大脑保持敏捷;

  • 如果想保持15分钟以上的专注状态,就尽量不要碰碳水化合物含量高的食物:如烘烤甜点、三明治或者比萨,也不要喝果汁、苏打水和加糖冰茶,更不能吃薯条、薯片、面包和糖果。

作者给这本书起名叫「每天最重要的2小时」,并不是说你可以在2小时内完成所有工作,也不是特指某个时段的2小时(比如早9点到11点),而是让我们意识到——

你是人,而不是机器,不是单纯堆积工时就会有更多产出。恰恰相反,你只能在有限时间里保持高效,而我们要做的,就是利用好这有限的高效状态,完成一天里最重要的工作。

也许你会说,那些不太重要的工作怎么办,它们很多,真的做不完。

书里还有个建议——学会「策略性无能」。也就是学会接受不得不放弃一些工作时的挫败感。

有些工作不做确实会有不好的后果,但是,「打一两场败仗没关系,只要赢得整个战争就行」。

如果你能为繁多的工作任务排出优先级,并且有高效产出,那在职场上的身价无疑会迈上一个新台阶。

读《每天最重要的2小时》,我发现效率的本质,就是熟悉和学会运用你最重要的生产工具——你的身体和心理。只有当我们把自己真正看作「人」,才会清楚自己的局限和优势,从而创造出自己卓有成效的时间。

要想掌控工作,先要掌控自己。